AI-telefoniste voor zakelijke telefoongesprekken
Een AI-telefoniste kan gesprekken aannemen wanneer uw medewerkers al in gesprek zijn of de zaak gesloten is. U bepaalt welke vragen zij mag beantwoorden, wanneer een afspraak vaststaat en wanneer een collega het gesprek overneemt.
Bespreek uw aanvraag (Engels formulier)Bepaal op welk moment de telefoon doorschakelt
Overdag kan de telefoon eerst bij uw eigen team overgaan. Pas bij bezet of na de afgesproken wachttijd volgt de doorschakeling. Buiten openingstijden kan de telefoniste vertellen wanneer iemand terugbelt. We controleren met u welke mogelijkheden uw telefoonaanbieder ondersteunt, ook voor feestdagen.
Maak het verschil tussen aanvragen en boeken duidelijk
Een klant wil haar afspraak vervroegen. De telefoniste vraagt naar de dienst en de vestiging en raadpleegt de gekoppelde agenda als daarvoor toestemming is gegeven. Ze bevestigt de wijziging zodra die in de agenda staat. Moet een medewerker beslissen, dan legt ze de voorkeur vast en vertelt ze wie contact opneemt.
Geef de medewerker een bruikbare terugbelnotitie
Een terugbelnotitie bevat de reden van het gesprek, het gecontroleerde telefoonnummer en wat aan de klant is toegezegd. Voor doorverbinden legt u vast welk team bereikbaar is. Neemt niemand op, dan gaat de aanvraag naar de afgesproken wachtrij en krijgt de klant een haalbare terugbeltermijn.
Controleer de uitkomst met uw eigen team
Verzamel uw openingstijden, sluitingsdagen, diensten en enkele veelvoorkomende vragen. Test samen een beschikbare afspraak, een tijdstip dat net vergeven is en een mislukte doorschakeling. Kijk vervolgens in de agenda of terugbellijst of het juiste resultaat is vastgelegd.
De offerte onderscheidt inrichting, koppelingen en doorlopend beheer. We spreken per project af welke nummers en gesprekstalen bruikbaar zijn en wanneer een medewerker beschikbaar is.